Logiciel de télésecrétariat

Logiciel de télésecrétariat

Un logiciel pour télésecrétariat doit remplir plusieurs fonctions : permettre la prise de rendez-vous et de messages de manière simple et efficace et la gestion d’agendas et de carnets d’adresses. En effet, l’activité principale d’une télé-secrétaire pour un cabinet médical ou un avocat consiste à la prise de rendez-vous et à la prise et à la transmission de messages.

Prise de rendez-vous et de messages

Un logiciel de télésecrétariat doit permettre de répondre aux appels entrants des clients, de gérer la prise de rendez-vous ou la modification à travers un agenda partagé avec le professionnel. Celui-ci doit être en mesure d’ailleurs de pouvoir consulter en temps réel son agenda et d’y effectuer des modifications également. Le logiciel permet également de transmettre directement les messages auprès du professionnel pour une plus grande réactivité.

Option CTI (Couplage téléphonie informatique)

Cette option est particulièrement utile dans un logiciel de télésecrétariat car elle permet de faire remonter automatiquement la fiche client à l’appel de celui-ci et de consulter l’historique des ses demandes.

Gestion documentaire

Le logiciel doit permettre de gérer des travaux de dactylographie en télésecrétariat avec la prise en compte des dates de dépôt, date de prise par le client et facturation. Adapté au marché des médecins et avocats, la gestion documentaire permet d’externaliser entièrement la fonction secrétariat.

Transmission des consignes

Le client doit pouvoir en temps réel transmettre des consignes à la télé-secrétaire comme si elle était dans le bureau à côté. Le client peut communiquer rapidement avec la télé-secrétaire pour la réponse à apporter lors des appels s’il doit s’absenter, sur la durée des rendez-vous, sur du travail à effectuer (des documents à taper, des comptes-rendus…).